来宾市兴宾区审计局关于印发《来宾市兴宾区审计局档案管理制度》的通知

各股室、中心：

为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，特制定本局档案管理制度。现印发给你们，请遵照执行。 

来宾市兴宾区审计局  

2020年10月12日  

来宾市兴宾区审计局档案管理制度

为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。

一、档案立卷归档制度

为了使本局的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料，供领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。

1．凡是在本局日常工作及重大活动中直接形成的应当归档具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。

2．审计文件材料的归档时间应在该审计项目终结后的5个月内，不得迟于次年4月底，跟踪审计项目，按年度分别立卷归档。

3．审计业务文件由各项目主审负责收集整理，审计行政文书由档案员负责收集整理。

4．负责整理档案人员及时主动移交档案管理员立卷归档，集中管理，任何股室和个人不得据为己有。

5．文件归档范围，按来宾市兴宾区档案局的有关规定收集。

6．档案管理员按照档案归档范围要求，负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。

7．电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

8．各股室根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。

9．归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。

10．移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。

10．档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用，做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

11．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本，归版或有问题的载体仍需保存三年。

二、档案室管理制度

1．档案室是存入各类档案的重地，钥匙由专人保管，非档案室人员不得入内。

2．档案室要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。

3．档案室内经常保持整齐、整洁，认真检查，关好门窗，注意电源，清理废纸等易燃物品。在室内严禁吸烟，确保室内安全。

4．档案室内档案分类存放，排列要整齐有序，编制橱箱号码和存放案卷示意图，便于查找。不得在室内存放个人物品或堆放杂物。

5．要定期进行库藏档案的清理校对工作，做到账、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销账卡时，要查明原因，保存依据。

6．档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案室的交接手续。

三、档案查阅利用制度

1．本单位档案供本单位各股室查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写“借阅登记表”。查阅党组会议记录须注明借阅用途，并经党组主要负责人批准。

2．外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查阅。

3．查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出综合档案室。

4．严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。

5．查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的，应在利用效果登记表上注明，并经登记。

6．数字档案查询一般通过网上进行，查阅者通过网上档案查询系统查询档案，档案管理员接到查询申请后，按档案查借阅权限从网上发往借阅者。借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案。

7．要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。

8．建立档案《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》簿，查阅档案资料者，要及时将利用效果反馈给综合档案室。数字档案的查阅，查阅者需按要求在网上填写《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》，对借阅和利用进行登记，以更好地为社会主义现代化建设服务。

四、档案保密制度

1．档案管理员要增强保密观念，严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节依法惩处。

2．定有密级文件、资料，统一由专人收拆登记，发送时不得以普通邮件寄发。

3．已归档的机密、秘密文件、资料，只限于直接需要的部门和人员使用，查阅时须经分管领导批准。

4．各股室暂时保存的机密、秘密文件、资料，应妥善保管，不得让外来人员随便翻阅，用后立即归档。

5．对定有密级的文件、资料，未经密级审批单位批准，一般不准翻印和摘抄。摘抄保密文件、资料的工作笔记本，调离工作时收回注销。

6．不得擅自扩大文件、资料的阅读范围，确因工作需要携带外出，须经领导批准。

7．不归档的秘密及内部（重复或多印）文件、资料，均应登记造册，经主管领导批准，按规定统一销毁，不准擅自处理和当废纸出售。

8．数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作，设置计算机操作系统用户口令，安装杀毒软件，并及时更新。严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等。

9．保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接，必须实行物理隔离。

10．对已存储的电子档案数据进行修改时，要建立修改台账。有保存电子数据档案的计算机送维修时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做计算机修理登记。

11．严格注意口头保密，做到守口如瓶，执行保密纪律，在公共场所、投稿、通讯、通电中，不得泄露及涉及机密事项。电子档案数据录入工作人员必须遵守档案保密制度，不得泄露所接触档案内容。

12．定期组织或结合安全保卫工作，进行保密教育和保密检查。

五、档案管理员工作职责

1．热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率，为本单位的两个文明建设服务。

2．加强与各级、各部门的联系，做好本单位需归档文件材料的收集整理工作，保证其完整、及时归档。

3．坚持原则，保守机密，严格执行档案管理制度、查阅制度和重大事项报告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故发生。

4．要妥善保管好数字档案室系统登录账号和密码，不得泄露他人，密码应该定期更改。自觉做好档案数据的维护与管理，定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性，保证数字档案的安全保密。

5．积极开展档案利用，及时、准确、迅速地提供各种档案，为本单位各项工作和领导决策服务。

6．做好档案统计工作和利用效果反馈记录。

7．切实做好档案室的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防霉、防尘、防鼠咬的“八防”工作，达到档案无丢失、无霉变、无差错。